Eingehende Bestellungen kommen in zehn Formaten — E-Mail, PDF, Excel, Fax-Scan, EDI, Kundenportal. KI erkennt das Format, extrahiert die Daten und legt den Auftrag direkt im ERP an. Auftragssachbearbeitung heißt wieder Prüfen statt Tippen.
In den meisten Maschinenbau-Mittelständlern läuft die Auftragsbearbeitung ähnlich:
Bei kleinen Volumina ist das tragbar. Bei wachsendem Auftragsvolumen wird die Bearbeitung schnell zur Engstelle: 1–2 Vollzeitstellen, die hauptsächlich abtippen, prüfen, ins ERP übertragen — ohne strategischen Mehrwert. Und jeder Tag Verzögerung bei der Auftragsbestätigung kostet Kundenvertrauen.
Auftragserfassung hat hohen Wiederholungsanteil, viele Standardformate und klare Validierungsregeln — eine Konstellation, in der KI besonders zuverlässig wird.
Eine eingehende E-Mail im Sammelpostfach wird automatisch als Bestellung klassifiziert (vs. Anfrage, Reklamation, Spam) und ans Auftrags-Routing weitergegeben — andere Kategorien an die richtige Stelle.
Aus PDF-Anhang, E-Mail-Text oder Excel-Tabelle werden die Positionen erkannt: Artikelnummern, Mengen, Wunschtermine, Konditionen, Lieferadresse, Bestellnummer. Auch bei nicht-standardisierten Formaten zuverlässig.
Sind die Artikelnummern aktuell? Stimmt die Lieferadresse mit dem Kundenstamm? Ist die Bonität in Ordnung? Vor der automatischen Anlage läuft eine Prüfung gegen Ihre ERP-Stammdaten. Unstimmigkeiten landen automatisch in der Prüfwarteschlange.
Klare Aufträge werden direkt im ERP angelegt — als Verkaufsauftrag oder Sales Order, je nach System, mit allen Positionen, Konditionen und Vermerken. Ihre Auftragssachbearbeitung prüft auf Plausibilität — der Tippvorgang entfällt.
Im selben Lauf wird eine Auftragsbestätigung generiert: Positionen, Konditionen und ein Liefertermin auf Basis aktueller Kapazitäten und Bestände — sofern Ihr ERP ATP-/CTP-Daten bereitstellt. Auf Wunsch direkt versendet, bei Sonderfällen mit menschlicher Freigabe.
Es gibt fertige Tools für KI-gestützte Auftragserfassung — workist, smartextract, konfuzio, turian und andere. Die haben ihre Berechtigung — sind aber nicht die einzige Option.
Im mittelständischen Maschinenbau sind die Voraussetzungen oft anders:
Mein Ansatz: Ich nutze bewährte Standardtechnologien (Automatisierungs-Layer wie n8n oder Power Automate, ein Modell-Service wie Azure OpenAI, Dokumentenerkennung z. B. über Azure AI Document Intelligence) und baue die auftragsspezifische Logik mit Ihnen zusammen. Ein Anwendungsfall, eine Architektur, in Ihrer eigenen Cloud. Diese Lösung läuft in jedem der vier Betriebsmodelle — von Microsoft 365 bis vollständig EU-souverän auf Hetzner (Details zu den Betriebsmodellen). Erweiterbar auf weitere Anwendungsfälle (Posteingang, Angebotserstellung) ohne Vendor-Wechsel.
Ich bin kein Software-Anbieter und baue kein eigenes Auftragserfassungs-Tool. Ich integriere die Automation in Ihre bestehende ERP- und E-Mail-Welt (z. B. Outlook/M365 oder Google Workspace) und automatisiere genau den Teil, der heute zur Engstelle wird.
Konkret läuft das so:
Ich gehe mit Ihnen durch die Auftrags-Realität: welche Kanäle, Volumina, Bestelltypen, welches ERP, welche Bottlenecks? Wo geht heute regelmäßig was schief, welche Aufträge kosten unverhältnismäßig viel Zeit?
Ich picke einen klar abgegrenzten Kanal (z. B. das Sammelpostfach auftragseingang@) und setze darauf KI-gestützte Erkennung, Extraktion und ERP-Anlage auf — parallel zur manuellen Bearbeitung als Sicherheitsnetz.
Über 3–5 Wochen werden Trefferquote, Zeitersparnis und Fehlerquote gemessen. Ihre Auftragssachbearbeitung korrigiert, wo nötig — das System lernt aus Ihren Korrekturen.
Sobald der Pilot stabil läuft, wird auf weitere Eingangskanäle ausgerollt (Kundenportal, EDI, weitere Postfächer), weitere Funktionen ergänzt (automatische Auftragsbestätigung, Kapazitätsprüfung in Echtzeit, Eskalations-Workflows).
Was ich nicht mache: Ich verspreche keine 100%-Automatisierung. Sondermaschinen-Aufträge mit Klärungsbedarf bleiben menschliche Arbeit. Was sich automatisieren lässt — Standardbestellungen, Wiederholaufträge, klar formatierte Anforderungen — macht in 6 Wochen Pilot einen spürbaren Unterschied im Alltag Ihrer Auftragssachbearbeitung.
Tendenziell weniger, wenn Sie ausschließlich Sondermaschinen-Einzelaufträge mit mehrwöchigem Klärungsbedarf bearbeiten — da liegt der Hebel eher in der Angebotskalkulation. Was zutrifft, klären wir im Workshop. Verwandte Anwendungsfälle finden Sie unter Lösungen.
| Volumen | 100 Aufträge/Woche × ~15 Min manuelle Erfassung |
| Personalzeit heute | 25h/Woche × 47 Wochen = 1.175h/Jahr |
| Personalkosten heute | 1.175h × 85 €/h = 99.875 €/Jahr |
| Mit automatischer Erfassung + ERP-Anlage | ~70 % Automatisierungsgrad bei Standardbestellungen |
| Effekt | ~70.000 €/Jahr plus schnellere Auftragsbestätigungen für Kunden |
Vereinfachte Beispielrechnung mit Annahme 85 €/h vollbelastetem Personalkostensatz. Die echte Größenordnung klären wir gemeinsam im Erstgespräch — Volumen, Komplexität und Ihre Lizenz-Landschaft kennen Sie besser als ich.
30 Minuten, kostenfrei, kein Vertriebsgespräch. Ich höre mir Ihren Auftragsbearbeitungs-Alltag an, gebe eine erste Einschätzung, was sich lohnt — und schlage Ihnen ggf. einen passenden nächsten Schritt vor.
